Společnost Paleto s.r.o., IČO: 17938635, se sídlem Hradecká 1172/3, 500 03 Hradec Králové, zapsané v obchodním rejstříku vedeném C 50607 vedená u Krajského soudu v Hradci Králové, (dále jen „Provozovatel“), coby správce osobních údajů, tímto informuje o zpracování osobních údajů, které provádí v souvislosti s užíváním platformy, aukčního systému Paleto, dostupné internetové stránky www.paleto.eu (dále jen „Platforma“) ze strany osob, které se do Platformy registrovaly a užívají služby, které Platforma nabízí (dále jen „Uživatel“).

Součástí tohoto dokumentu jsou informace o právech, které subjektům údajů v souvislosti s tímto zpracováním náleží.

Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:

1. Za jakým účelem a jaké osobní údaje zpracováváme?

1.1 Uzavření a plnění Smlouvy

K užívání Platformy a využívání služeb, které Platforma nabízí, uzavírá Uživatel svou registrací v Platformě s Provozovatelem smlouvu (dále jen „Smlouva“). Ke sjednání a uzavření Smlouvy a k jejímu následnému plnění, včetně vedení uživatelského účtu v rámci Platformy, Provozovatel potřebuje tyto osobní údaje Uživatele – fyzické osoby:

  • identifikační a kontaktní údaje Uživatele – fyzické osoby (jméno, příjmení, telefon, e-mail, doručovací a fakturační adresa),
  • platební údaje,
  • údaje z komunikace s Uživatelem, případné další údaje v uživatelském účtu Uživatele a další údaje o plnění Smlouvy.

Bez výše uvedených údajů není možné Smlouvu uzavřít ani plnit, tedy bez poskytnutí těchto údajů není možné Uživateli řádně poskytnout služby nabízené Platformou. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Smlouvy na žádost Uživatele.

1.2 Plnění povinností plynoucích z právních předpisů

Provozovatel musí zpracovávat osobní údaje v případech, kdy mu to ukládá právní předpis. Pro tento účel Provozovatel zpracovává zejména osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností Provozovatele vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností, případně pak pro plnění povinností uložených zákonem o archivnictví.

1.3 Oprávněné zájmy Provozovatele

V odůvodněných případech může Provozovatel zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana jeho oprávněných zájmů. Provozovatel však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí.

Identifikace osob jednajících v rámci Platformy za Uživatele: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které nejsou smluvní stranou Smlouvy, ale za Uživatele Smlouvu uzavírají, komunikují s Provozovatelem a jinak za Uživatele jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat jejich prostřednictvím s Uživatelem za účelem uzavření Smlouvy a jejího dalšího plnění. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu k Uživateli a údaje z komunikace s nimi.

Důkaz o souhlasu s obchodními podmínkami Provozovatele: Smlouvu Uživatel s Provozovatelem uzavírá elektronickými prostředky, kdy Provozovatel souhlas s obchodními podmínkami vyjadřuje odesláním registračního formuláře dostupného v rámci Platformy. Proto v zájmu ochrany oprávněných zájmů Provozovatele (abychom měli důkaz, že konkrétní Uživatel udělil souhlas s obchodními podmínkami Provozovatele v konkrétním znění) uchovává Provozovatel data nezbytná k identifikaci Uživatele coby smluvní strany a údaj o odsouhlasení obchodních podmínek.

Obrana a uplatňování právních nároků Provozovatele: Provozovatel dále osobní údaje zpracovává pro účely ochrany oprávněného zájmu, kterým je zajištění možnosti obrany Provozovatele v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy. Tyto údaje zpracováváme, abychom byli schopni v případě potřeby prokázat, že jsme jednali v souladu s našimi smluvními povinnostmi a právními předpisy.

Analýza a zlepšování služeb Platformy: Provozovatel může zpracovávat i data o aktivitě Uživatele v rámci software zajišťující chod Platformy, ve kterém je zprovozněn uživatelský účet Uživatele (logování aktivity) pro účely ochrany oprávněného zájmu – analýzy užívání software a jeho dalšího zlepšování.

Za tímto účelem můžeme v rámci našeho oprávněného zájmu dále zpracovávat i údaje získané pomocí tzv. souborů cookies nebo jiných obdobných technologií ukládající údaje na zařízení Uživatele nebo získávající údaje z těchto zařízení.

1.4 Zasílání obchodních sdělení

E-mail a/nebo telefonní číslo Uživatelů zpracováváme také za účelem zasílání informací a novinek o našich službách, které v rámci Platformy nabízíme (obchodních sdělení). Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je oprávněný zájem Provozovatele.

Uživatel má možnost kdykoli zdarma odmítnout další zasílání obchodních sdělení, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, případně v rámci uživatelského účtu, nebo je možno nás kdykoli kontaktovat na kontaktním e-mailu uvedeném výše v tomto dokumentu.

2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme primárně od subjektů údajů. Nezjišťujeme si o Vás žádné další údaje, kromě těch, které nám sami dáte, resp. kterou vzniknou Vaší aktivitou v rámci Platformy a uživatelském účtu (logování). Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.

Osobní údaje můžeme předávat za podmínek stanovených právními předpisy orgánům veřejné správy, u nichž nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá.

Pro zpracování dat využíváme zpracovatele, kterými jsou zejména poskytovatelé IT služeb, provozovatel platformy pro e-mail a omni-channel komunikaci a externí účetní.

Osobní údaje mohou být předány též našim obchodním partnerům, kteří vystupují vzhledem k Vašim osobním údajům coby samostatní správci osobních údajů.

Pokud by docházelo k předání Osobních údajů do třetí země (tzn. do země mimo EU), zavazuje se Provozovatel učinit veškeré kroky k zajištění souladu předání Osobních údajů do třetí země s právními předpisy.

3. Jak zpracováváme osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně v rámci software zajišťujícího chod uživatelských účtů nebo systémy jednotlivých zpracovatelů, jak jsou uvedeni výše.

Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Váš soukromý a osobní život.

4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?

  • Smlouva s Uživatelem

Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění Smlouvy zpracováváme po dobu uzavírání a plnění dané Smlouvy (tj. po dobu nezbytnou ke splnění povinností z ní plynoucí).

I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:

  • Plnění právních povinností

Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.

Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis upravující daňové a účetní povinnosti Provozovatele (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností. Doba zpracování je 5 (pět) let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 (deset) let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Relevantní osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví po doby tam stanovené.

  • Oprávněné zájmy

Osobní údaje i po ukončení Smlouvy zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (tj. pro účely obrany před případnými nároky Uživatelů nebo třetích stran, a to i před soudem, pro účely evidence a prokázání souhlasu s obchodními podmínkami a identifikaci osob jednajících s Provozovatelem za Uživatele) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt, které mohou být v České republice trvat až po dobu 15 let od vzniku relevantní události. Pokud nedojde k uplatnění relevantního nároku, je tato doba typicky 5 let od ukončení Smlouvy.

Informace o užívání Platformy pro účely ochrany oprávněného zájmu na provádění analýzy jejího užívání a zlepšování zpracováváme po dobu trvání Smlouvy. Po uplynutí této doby můžeme tyto údaje dále zpracovávat jen v anonymizované podobě.

  • Zasílání obchodních sdělení

Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se z jejich odběru neodhlásíte.  Možnost odvolání souhlasu je uvedena v rámci každého zaslaného sdělení a je zdarma. Odvolat souhlas lze kdykoli i prostřednictvím uživatelského účtu nebo kontaktního e-mailu uvedeného výše.

  • Delší zpracování

Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.

5. Jaká máte práva?

V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu.

Neboť osobní údaje nejsou zpracovány na základě souhlasu, není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda je nutné Vaše osobní údaje stále zpracovávat pro některý z výše uvedených účelů.

Vaše další práva:

Vždy Vás budeme informovat o:

  • účelu zpracování osobních údajů,
  • osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
  • povaze automatizovaného rozhodování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového rozhodování pro subjekt údajů,
  • příjemci, případně kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje předány, a v případě předání osobních údajů do třetí země i o vhodných zárukách vztahujících se na předání k zajištění bezpečnosti osobních údajů,
  • plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
  • veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.

Mezi Vaše další práva patří:

  • požádat nás o vysvětlení,
  • požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
  • požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, nebo požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
  • podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,
  • vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.

6. Jak Vaše osobní údaje chráníme

Vaše údaje chráníme. K tomu slouží zejména následující prostředky zabezpečení: implementace a vynucování interních předpisů na ochranu osobních údajů, antivirové ochrany, firewally, šifrování, řízení přístupu k osobním údajům a autorizační údaje, zálohování, fyzické prostředky ochrany a další.