Společnost Paleto s.r.o., IČO: 17938635, se sídlem Hradecká 1172/3, Slezské Předměstí, 500 03 Hradec Králové, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u krajského soud v Hradci Králové oddíl C 50607 (dále jen „Prodejce“) coby správce osobních údajů, tímto informuje o zpracování osobních údajů, které provádí v souvislosti s kupními smlouvami uzavíranými se zákazníky, kteří vyhráli aukční nabídku na platformě dostupné z internetové stránky www.paleto.eu (dále jen „Kupující“), jejímž předmětem je zboží Prodejce (dále jen „Kupní smlouva“). Součástí tohoto dokumentu jsou i informace o právech, které subjektům údajů v souvislosti s výše uvedeným zpracováním náleží.

Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:

1. Za jakým účelem, na základě jakých titulů a jaké osobní údaje zpracováváme?

1.1 Uzavření a plnění Kupní smlouvy

Aby Prodejce mohl s Kupujícím sjednat a uzavřít Kupní smlouvu ohledně zboží nabízeného v rámci online aukce, potřebuje Prodejce tyto osobní údaje Kupujícího – fyzické osoby:

  • identifikační údaje Kupujícího (jméno, příjmení, v případě podnikatele i IČO, DIČ,),
  • kontaktní údaje Kupujícího (e-mail, telefonní číslo, doručovací a fakturační adresa, v případě podnikatele adresa sídla),
  • číslo bankovního účtu a jiné platební údaje,
  • informace z komunikace s Vámi, informace o uzavření plnění Kupní smlouvy.

Bez výše uvedených údajů není možné Kupní smlouvu uzavřít ani plnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění kupní smlouvy na žádost Kupujícího.

1.2 Plnění povinností plynoucích z právních předpisů

Prodejce musí zpracovávat osobní údaje v případech, kdy mu to ukládá právní předpis. Pro tento účel Prodejce zpracovává zejména osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností Prodejce vyřizovat reklamace Kupujících, vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností, případně pak pro plnění povinností uložených zákonem o archivnictví.

1.3 Oprávněné zájmy Prodejce

V odůvodněných případech může Prodejce zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana jeho oprávněných zájmů. Prodejce však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí.

Identifikace osob jednajících za Kupujícího – právnickou osobu: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které nejsou smluvní stranou smlouvy s Prodejcem, ale za Kupujícího smlouvu uzavírají, komunikují s Prodejcem a jinak s Prodejcem za Kupujícího jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat s Kupujícím za účelem uzavření kupní smlouvy nebo smlouvy o registraci a vedení uživatelského účtu s kupujícím, jejího dalšího plnění, příp. uplatňování práv Kupujícího. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu ke Kupujícímu a údaje z komunikace s nimi.

Důkaz o souhlasu s obchodními podmínkami: Poněvadž je Kupní smlouva s Kupujícím uzavírána online (elektronickými prostředky) prostřednictvím platformy dostupné z internetové stránky www.paleto.eu, uchováváme data nezbytná k identifikaci Kupujícího coby smluvní strany, abychom měli pro případ pozdějších pochybností nebo sporů k dispozici časové razítko jako důkaz o uzavření Kupní smlouvy.

Obrana a uplatňování právních nároků: Osobní údaje zpracováváme pro účely ochrany našeho oprávněného zájmu, kterým je zajištění možnosti naší obrany v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy (typicky ČOI apod.). Údaje zpracováváme, abychom byli schopni v případě potřeby prokázat, že jsme jednali v souladu s našimi smluvními povinnostmi a právními předpisy. V této souvislosti zpracováváme typicky identifikační a kontaktní údaje Kupujícího, případně osob jednajících s námi za Kupujícího, údaje o uzavřených smlouvách, jejich plnění a komunikaci s Kupujícím, resp. osobami jednajícími za Kupujícího.

1.4 Zasílání obchodních sdělení

E-mail a/nebo telefonní číslo Kupujícího zpracováváme také za účelem zasílání informací a novinek o našem zboží (obchodních sdělení). Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je oprávněný zájem Prodejce.

Kupující má možnost kdykoli zdarma odmítnout další zasílání obchodních sdělení, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, nebo je možno nás kdykoli kontaktovat na kontaktním e-mailu uvedeném výše v tomto dokumentu.

2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme primárně od subjektů údajů. Nezjišťujeme si o Vás žádné další údaje, kromě těch, které nám sami dáte. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.

Osobní údaje můžeme předávat za podmínek stanovených právními předpisy orgánům veřejné správy, u nichž nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá.

Pro zpracování dat využíváme zpracovatele, kterými jsou zejména poskytovatelé IT služeb, provozovatel platformy pro e-mail a omni-channel komunikaci a externí účetní.

Osobní údaje mohou být předány též našim obchodním partnerům, kteří vystupují vzhledem k Vašim osobním údajům coby samostatní správci osobních údajů. Jedná se zejména o spolupracující dopravce využívaní k doručování zboží.

Pokud by docházelo k předání Osobních údajů do třetí země (tzn. do země mimo EU), zavazuje se Prodejce učinit veškeré kroky k zajištění souladu předání Osobních údajů do třetí země s právními předpisy.

3. Jak zpracováváme osobní údaje?

Vaše osobní údaje zpracováváme primárně v elektronické podobě automatizovanými prostředky v našich IT systémech, případně v systémech našich jednotlivých zpracovatelů. Osobní údaje mohou být dále zpracovávány i manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování.

Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Váš soukromý a osobní život.

4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?

4.1 Kupní smlouva

Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění Kupní smlouvy s Kupujícím zpracováváme po dobu uzavírání a plnění dané Kupní smlouvy (tj. po dobu nezbytnou ke splnění povinností plynoucí z Kupní smlouvy).

I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:

4.2 Plnění právních povinností

Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.

Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis upravující daňové a účetní povinnosti Prodejce (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností. Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Relevantní osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví po doby tam stanovené. Údaje zpracovávané pro účely vyřizování reklamací uchováváme po dobu běhu lhůty pro uplatnění práv z vadného plnění, případně po dobu záruční doby.

4.3 Oprávněné zájmy

Osobní údaje i po ukončení smlouvy s Kupujícím zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (tj. obrana před případnými nároky Kupujícího nebo třetích stran, a to i před soudem) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt. Pokud nedojde k zahájení příslušného řízení, uchováváme tyto údaje po dobu 5 (pěti) let od ukončení smluvního vztahu s Kupujícím.

4.4. Zasílání obchodních sdělení

Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se z jejich odběru neodhlásíte.  Možnost odvolání souhlasu je uvedena v rámci každého zaslaného sdělení a je zdarma. Odvolat souhlas lze kdykoli i prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše.

4.5 Delší zpracování

Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.

5. Jaká máte práva?

V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu.

U osobních údajů, které nejsou zpracovány na základě souhlasu, není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda je nutné Vaše osobní údaje stále zpracovávat pro některý z výše uvedených účelů.

Vaše další práva:

Vždy Vás budeme informovat o:

  • účelu zpracování osobních údajů,
  • osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
  • povaze automatizovaného rozhodování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového rozhodování pro subjekt údajů,
  • příjemci, případně kategoriích příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje předány, a v případě předání osobních údajů do třetí země i o vhodných zárukách vztahujících se na předání k zajištění bezpečnosti osobních údajů,
  • plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
  • veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.

Mezi Vaše další práva patří:

  • požádat nás o vysvětlení,
  • požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
  • požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, nebo požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
  • podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,
  • vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.

6. Jak Vaše osobní údaje chráníme

Vaše údaje chráníme. K tomu slouží zejména následující prostředky zabezpečení: implementace a vynucování interních předpisů na ochranu osobních údajů, antivirové ochrany, firewally, šifrování, řízení přístupu k osobním údajům a autorizační údaje, zálohování, fyzické prostředky ochrany a další.